どうも、とある社長です。
この夏は時間を割いて家の中を片付けました。
僕は整理整頓は他人から褒められるくらいには得意にしています。
元々は少しでも仕事ができるようになりたいと思ったことから整理整頓を身につけたので、整理整頓の重要性は認識していますが、今回時間をとって片付けをして改めてその重要性を実感しましたので、ビジネススキルカテゴリーの最初の記事は整理整頓にしました。
これまでの経験から、整理整頓は非常に大事なビジネススキルであると同時に、少し大げさかもしれませんが、不確実性の高い今の時代では整理整頓の重要性はより高まっていると思います。
プログラミングや英語などのスキルと異なり、整理整頓は即効性があり、仕事や日常に広く良い影響を与えるので、騙されたと思ってこれを機に是非整理整頓をしてみてください。
散らかった部屋の恐るべき代償
まずは片付けの必要性を理解するために、そもそも部屋が散らかっているとどういう悪影響があるかを整理します。
- ① 重要な期限やチャンスを逃してしまう
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まず最も直接的で影響の大きいものでいうと、提出すべき書類や支払いの期限、応募したかったイベントなどの期限がとっくに過ぎていたことは誰しもが経験しているのではないでしょうか。
部屋が散らかっていると、それだけ注意力が分散され、期限の管理が疎かになってしまいがちです。
- ② 探し物で時間を浪費
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次にこれも直接的な影響ですが、部屋が散らかっていると探し物に時間を取られます。
こちらの記事では、探し物で年間150時間もの時間が使われていると指摘しています。人によってはもっと時間を浪費してしまっているのではないでしょうか。
- ③ 脳に与える悪影響
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皆さんも、モノが雑然としていると、どうにも気が散って集中できないということを経験したことがあるのではないでしょうか。
こちらの記事では、人は無秩序な状態が目に入るだけで集中力を削がれ、仕事の生産性が低下するおそれがあるとともに、ストレスや不安の原因にすらなりかねないと指摘しています。
つまり、モノが散らかっている状態は仕事や日常生活に広く継続的に悪影響を及ぼしてしまうという恐るべきことが言えます。
- ④ 単純に邪魔で美観を損なう
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部屋が散らかっているとそれだけスペースが取られてしまい、快適に使える空間が狭くなってしまいます。
また見た目も汚く、気持ち的にもネガティブな影響があります。
- ⑤ 余計なモノを買ってしまう
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「あ～、これここにあったのか。もうAmazonで買っちゃったよ。」という経験は誰しもあるのではないでしょうか。
モノが雑然としていると、自分が何を持っているのかをすぐに把握できず、実は持っているのにまた買ってしまう事態になりかねません。
- ⑥ 余計なモノを捨てられない
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実はモノを捨てる際にも散らかった部屋は影響を及ぼします。
自分が何をどれくらい持っているかを確りと把握していない場合、これを捨てて問題ないかの判断ができず、結果として実は不要だったものを捨てられずにいるということになりかねません。
- ⑦ 身動きがとりにくくなる
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子供の頃は興味のあるものや目についたものにすぐに飛びついて夢中になってばかりだったのに、大人になるにつれて腰が重くなってしまっているのではないでしょうか。
モノが多いと、新しく買うのも管理が億劫になり、何かあったときに引っ越すのも重労働で中々新しいことにチャレンジする気概が持てなくなりますが、一つの大きな理由として、時とともにどんどん持ち物が増えてしまっていることがあります。
やはり持ち物が増えれば増えるほど精神的にも肉体的にも身動きがとりにくくなります。
整理整頓のメリット
さてここまで散らかった状態のデメリットばかりに触れてきましたが、整理整頓のメリットは何でしょうか。
デメリットの裏返しになりますが、整理整頓されていると以下の多大なメリットがあります。
- 脳が快適になり集中力、思考力が上がる
- 必要なことに使える時間が増える
- ToDoの管理が確実にできるようになる
- 日々の片付けが楽になり、不要なモノを買わずにすみ、不要になったモノを速やかに捨てられる
- 物事に臨機応変に対応できる
- 新しいことにチャレンジしやすくなる
- 部屋やデスクが綺麗になり気分が良い
どうでしょうか。良いこと尽くしですね。
では整理整頓はどうやれば良いか
整理整頓の第一歩は整理整頓が難しいことを認識すること
ここからは整理整頓のやり方を紹介していきますが、その前に重要なことをご認識いただきたいと思います。
それは、整理整頓は実は相当難易度が高いということです。
買取専門店ウリエルが2022年に実施したインターネットでのアンケート調査によると、実に過半数の人が自分は片付けられない人だと考えているという結果になりました。
過半数というと多いように感じるかもしれませんが、僕の感覚としてはあまり意外性はありません。
というのも、簡単に見えて整理整頓は非常に難しいためです。整理整頓ができるようになる第一歩としては、整理整頓がなぜ難しいかを正しく認識することですので、整理整頓の何が難しいのか以下のとおり纏めました。
- ① モノを捨てる際の心理的抵抗感
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値段が高いものは勿体ないと感じたり、これからもし使う機会があったらどうしようとつい考えてしまいます
- ② グルーピングの難しさ
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モノは機能別、用途別などで分類（グルーピング）することが望ましいですが、最終的なグループごとの分量や保管場所も考慮して決める必要があり、かなり頭を使います
- ③ パズルのような収納場所の決め方
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収納場所を決める際には、限られたスペースの中でデッドスペースが生まれないように、また今後の収納予定も考える必要があり、これもかなり高度な思考が要求されます
- ④ 最適な収納グッズが見つからない
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モノを収納する際には収納グッズを活用することが望ましいですが、うまい具合にスペースやモノの分量にハマる収納グッズを見つけるのは大変です
4つの主な理由を挙げましたが、このように整理整頓は実は非常に高度な作業だということがご理解いただけましたでしょうか。
ではここからは整理整頓をするための具体的な手順を説明していきます。
整理整頓に必要なアイテム
整理整頓をするに当たり、以下の3点を準備しておきましょう。
- ① シュレッダー
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モノを捨てる際に個人情報が含まれるものは心理的に捨てにくいかもしれませんが、シュレッダーにかければ抵抗感はグッと低下します
- ② 書類保管ファイル
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行方不明になりがちな書類は保管ファイルで一括管理することがマストです。グループごとに分けられるように僕は色違いのファイルを使用しています
- ③ 取扱説明書保管ファイル
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同様に取扱説明書も保管ファイルで一括管理します。モノを捨てる際には不要になった取扱説明書も一緒に捨てましょう。こちらもグループごとに分けられるように色違いのファイルを使用します
具体的な手順
シュレッダーや保管ファイルなど必要な準備が整ったら、まずは絶対に不要なモノを捨てましょう。
個人的には洋服が捨てやすいと思います。今回の片付けでは洋服を結構捨てました。メルカリなどで売っても良いですが、あまり大したお金にならなそうであれば時間も勿体ないので捨てちゃいましょう。
STEP1では本や電化製品、小物類などなど満遍なく部屋を見渡し、あまり悩まずに捨てられるものをバシバシ捨てていきます。何だかよく分からない電化製品のコード類は一か所に集めてSTEP3で照合してから捨てましょう。
続いて不要な書類を捨てます。
え、いきなりそんな細かい部分？と思うかもしれませんが、整理整頓は勢いに乗ることが大事なので、書類も不要なモノはドンドン捨てていきます。
シュレッダーで書類をシャリシャリすると気持ちいいですよ。
ここが最初の関門ですが、必要か不要か悩ましいモノも勇気を出してドンドン捨ててしまいましょう。
ついつい、これ今後使うかもしれないな～と思うかもしれませんが、1年使わなかったものはこの先も使わないですし、もし万が一使うことになったら買えば良いだけなので、迷った場合には以下の条件のものであれば捨ててしまいましょう。
・過去一定期間（1年間など）で使用しなかったもの
・お金でそのものや似たものが買えるもの
もしそれでもまだ悩ましい場合は、モノが無くなればなくなるほど身軽になり、大切なことに使える時間が増えることを思い出しましょう！
お次は取扱説明書。
ここまでのSTEPで捨てるものを洗い出していますので、取扱説明書も併せて捨てましょう。
そして残ったものは整理して保管しましょう。
取扱説明書は、家電、家具、通信（ネットや携帯関連）、PCなどでグルーピングするのがオススメです。
さて部屋から大分不要なモノは無くなったと思いますので、一旦部屋を見渡してどこに何を収納するかを考えましょう。
服を結構捨てたのでここの収納ケースが空になったとか、本棚に割と余裕ができたとか、ところどころ使えそうなフリースペースができたと思います。
繰り返しになりますが、ここは本当に頭を使うパートですので、納得いくまで考え抜きましょう。
難しさとしては、何時間も考えたのに良いアイデアが生まれなかったので明日とか来週にまたやろう、でも全然良いくらいの難易度はあります。
そしてこれまた難しいパートですが、適当な単位の小物などは収納用品を活用してスマートに収納しましょう。
僕のオススメは無印良品です。
無印良品はシンプルで無駄のないデザインで、種類も豊富にあり、ユーザーも多いので検索すれば色々な人が活用方法を発信しています。
部屋に統一感も生まれ、整理整頓で空いた収納用品に他のモノを収納することも容易です。
また店舗に行って実物を眺めると色々なアイデアが湧いてきますので、気分転換のついでに行くこともできます。
⑤と⑥でイメージしたとおりに収納してみます。
一つ一つがうまくハマっていくときは、ぞわぞわっとなんとも言えない爽快感を味わえます。
最後に、不要な書類を捨て、残った必要な書類を整理しましょう。
何故このタイミングでやるかというと、書類整理も非常に頭を使い、結構ストレスも感じますので、整理整頓された後の快適な環境で集中力を最大限に高めて臨むのが効率的だからです。
書類で難しいのはファイルごとのグルーピングですので、いきなりファイリングせずに、紙に書いて作戦を練ったり、現物を床に並べてみていけそうならファイリングするなどの方法もお試しください。そうすれば、このグルーピングだとこのグループの分量が凄い偏ってしまうなどの不都合が明らかになります。
全ての工程が完了したら、快適な空間でコーヒーを飲みましょう。
恐らく、全能感で満たされた中で格別のコーヒーブレイクになると思います。
まとめ
今回は部屋という切り口で整理整頓について説明しましたが、整理整頓の重要性は部屋に限らず、会社のデスクやPC上でも同じです。
整理整頓のスキルが上がれば、常に快適な環境をキープすることができ、仕事でもプライベートでも日々のクオリティは格段に上がります。
また整理整頓を徹底していると、仕事をチームで取り組む場合や引継ぎの場合にもスムーズに連携できるので、整理整頓思考を持ち続け、無意識にできるようになるとパフォーマンスや評価にも良い影響を及ぼします。
整理整頓は良いことだらけなので、散らかっていて既に悪影響が出ている方のみならず、色々と自己研鑽しているのに中々成果が出ずに悩ましい方も、これを機会に是非整理整頓してみてください。